履歴書・職務経歴書の書き方 提出の仕方(解説) | ジョブゾー(jobzo)

履歴書の書き方

(1)履歴書を作成するときの注意点

◆ 「履歴書」は、求人募集企業へ応募する際に提出する「応募書類」として最も一般的に用いられる書類です。単なる応募の申込みや手続きを行うためだけの書類ではなく、応募先企業の採用担当者がその内容を見て採用・不採用の判断に使われる「審査書類」としても位置づれます。

ルールに則った作成方法で

◆ 履歴書は、学歴や職歴、免許・資格などの記載内容が重要であることはもちろんですが、様式の選び方、使う筆記用具、文字の大きさや文体等の書き方などの作成方法について一定のルールがあります。

◆ 履歴書の記載内容に誤字・脱字があったり、作成方法に求められるルールに則ったものでなければ、応募先企業の採用担当者によい印象を与えず、「応募の姿勢がいい加減で意欲や熱意がないのではないか。」、「文章の記載がいい加減で、仕事が雑かもしれない。」などと思われることになります。

◆ 履歴書の記載については、読み手である採用担当者の立場に立って、誤字・脱字に気をつけて、ルールに則った作成方法で、読みやすくていねいに記載することが重要です。

履歴書だけでもアピールできるように

◆ 近年、応募書類として履歴書のほかに「職務経歴書」の提出を求める求人募集企業が多くなってきています。職務経歴書にはこれまでの職務の実績や活かせる能力、志望動機などの採用担当者にアピールする内容を詳しく整理して書くのが一般的ですが、履歴書への記載に重きを置かなくてよいということはありません。

◆ 採用担当者は、まず履歴書を見るので、その段階で不採用と判断されれば、職務経歴書を見てもらえないことになります。このため、履歴書だけでも採用担当者へアピールできるようにしなければなりません。

書類選考が行われる場合には

◆ 近年の採用選考は、面接選考の前にまず応募書類によって「書類選考」をすることが多くなっています。面接選考の時に自分の能力をしっかりアピールしようとしても、書類選考で不採用となれば面接選考まで進むことができません。

◆ したがって、履歴書による書類選考が行われる場合は、面接選考まで進むことを最優先に考えて、採用担当者に「この人に会って面接してみたい。」と思わせるよう、履歴書の内容をよく練って作成することが求められます。

(2)履歴書の作成の基本

◆  履歴書の様式は、幅広く使えるもののほか、大卒等の学卒者用、転職者用、パート・アルバイト用などがありますので、自分のアピールしたい内容が記載しやすい自分に合ったものを選びましょう。

◆  履歴書の様式はA4版(二つ折りになっている場合、見開きA3サイズ)とB5版(二つ折りになっている場合、見開きB4サイズ)があります。企業で用いる書類はA版で統一されていることや、記載欄が広いことから、A4版をお勧めします。応募先から指定されているときはその様式に従いましょう。

記載方法

◆ 履歴書を手書きにするかパソコンで作成するべきかは応募企業によって異なります。今は「手書きでもパソコンでも構わない。」とする企業が多いので、特に指定がない場合は、履歴書作成に充てられる時間などを考えてそのいずれかを判断します。一般的には、ホームページなどからもエントリー可能な企業はパソコン作成でも問題ないでしょうし、IT関連や外資系企業に応募する際はパソコン作成をお勧めします。ここでは、手書き作成の場合について説明します。

◆ 筆記用具は黒色のボールペン・万年筆等を用います(鉛筆、シャープペンシルは不可)。

◆ 間違えた場合、修正液、修正テープ、二重線、訂正印などを用いたとしても修正することは厳禁とされており、最初から書き直す必要があります。

◆ コピーをしたものや、不採用で返却されたもの(提出日の日付けが古いままで全体的に使用感が残ります。)を使いまわすことは、応募先企業への印象を悪くしますのでしないでください。

読みやすくていねいな文章表現

◆ 読み手の立場に立った読みやすい記載にします。

・枠いっぱいに詰めずに、楷書体でていねいに記載します。

・字の大きさはそろえます(ただし氏名はやや大きくし、ふりがな、電話番号、郵便番号などはやや小さくします。)。

◆ 文体や年号などの記載スタイルは統一します。

・文体は「です・ます」調で統一します。

・年号は、和暦か西暦に統一します。通常は和暦を使いますが、外資系企業やIT企業などに応募する場合は西暦を使うことが一般的です。

◆ 略号を用いたり省略した記載をしないようにします。

・繰り返し記号「〃」や、「同上」、「同社」のような「同~」という記載をしないようにします。

・学校名・企業名・資格名などの固有名詞は正式な名称・表示で記載します。

◆ 現在の名称が当時のものから変更されている場合は、当時の名称で記載し、現在の名称を「(現・○○)」のように付記する方法があります。

   (例) ○○県立○○高等学校(現・○○県立△△高等学校)

◆ 作成した後は必ず読み返し、誤字・脱字がないかどうか点検します。身近な方に見てもらうのもよい方法です。

(3)履歴書の記載項目
①日付

◆ 記載日ではなく、提出日(郵送の場合は投函日、持参の場合は持参日)を記載します。

②生年月日

◆ 履歴書に記載する年号は和暦か西暦のどちらかに統一します。通常は和暦を用い、元号(昭和、平成、令和)から記載します。

③現住所

◆ 都道府県名や、マンション・アパートの名称、部屋番号も省略せずに記載します。「1-2-3」などと省略せず「一丁目2番地3号」などのように正式な表記とします。

④電話など

◆  「電話」欄は、固定電話と携帯電話の両方を持っている場合は両方とも記載します(どちらか一つだけを持っている場合や、様式上どちらを記載するか指定されている場合はその一つを記載します。)。

◆  両方を記載する場合、「現住所」の「電話」欄内に両方を併記することになりますが、「連絡先」欄に現住所以外の連絡先を記載しない場合は、「連絡先」の「電話」欄も利用して記載しても差し支えありません

⑤連絡先

◆  「連絡先」欄は、現住所以外で常時すみやかに連絡が取れる人(同居家族は該当しません。)や場所がある場合に、その氏名(場所)と住所を記載し「、電話」欄にその電話番号を記載します。

◆ 特に現住所以外で連絡を希望する人や場所がなければ記載不要です。

◆ 本人がe-mailアドレスを持っている場合は、それを記載しても差し支えありません。

⑥学歴

◆ 学歴は、学校への入学及び卒業(修了)の経歴を古い順に記載します。

◆ 高等学校、専門学校、短大、大学の学歴については「学部、学科、コース、専攻」も記載します(高等学校における学科とは「商業科」、「普通科」などのことです。)。

⑦職歴

◆ 職歴は、勤務先への入社及び退社(注)の経歴を古い順に記載することが基本ですが、「異動・昇格・出向」等の経歴や「雇用形態」(正職員以外の派遣社員、契約社員、アルバイト、パート等の場合は( )書きで記載)についても記載する方法や、さらに応募書類として職務経歴書を提出しない場合は、勤務先の「事業内容・従業員数」、「所属部署」、「職務内容」などを付記する方法もあります。

⑧免許・資格

◆ 免許・資格は、「○○免許 取得」、「○○検定 合格」のように記載することが基本です。

◆ 記載の順番は、古い順に記載する方法もありますが、応募先企業に対するアピール力の高い順から記載することをお勧めします。多数の資格を有する場合は、応募先の職務に関係するものを選んで記載します。

◆ 既に失効したもの、勉強中のもの、1次試験のみ合格、2次試験待機中などでも、意欲や能力のアピールになりますので、その旨を明示の上で記載しましょう。

◆ 職業訓練以外で、パソコンや英会話などの各種スクールへの入校、通信教育、あるいは自己啓発セミナーへの参加などによって自主的に能力開発に努めた経歴があれば記載しましょう。

◆ 免許・資格はないものの、応募先企業で活用できる「技能・技術」を持っている場合は、「※パソコン(Word、Excel)を実務で操作可能」、「※会計ソフト「○○○」を操作可能(経験○年)」などのように付記する方法もあります(下記⑩で説明する「特技」欄へ記載しても差し支えありません。)

⑨志望の動機、アピールポイント

◆ 「志望の動機、アピールポイント」は、採用担当者にアピールするために特に重要な欄であり、その記載方法は9頁を 参照してください。

⑩特技

◆ 特技については、応募先企業で活用できる「技能・技術」を記載する方法と、「特技」の意味を拡大解釈して、「趣味」、「スポーツ」、「ボランティア活動」などを含む、<個人的な活動>について記載する方法があります。

◆ 「特技」欄は、「志望の動機、アピールポイント」欄と共用していますが、<個人的な活動>よりも、「志望の動機、アピールポイント」や「技能・技術」の内容を優先して記載します。<個人的な活動>を記載する場合でも、仕事に関係するものを優先して記載します。

⑪本人希望記載欄

◆ 勤務条件について具体的な希望があったとしても、ストレートには記載せず、面接などの場で採用担当者と相談するのが一般的です。

◆ 特に記載する事項がない場合、空欄とすることは適当ではありません。「特になし。」と記載する方法もありますが、「勤務条件は貴社の規定に従います。」などと記載するか、「○○職を希望します。」などのように応募職種について記載しましょう。

◆ さらに、その職種に採用された場合の目標などをアピール事項として付記したり、応募先企業からの連絡を もらう場合の「通信欄」として用いる方法もあります。

  例:「○○職を希望します。~の経験やノウハウを活かし、~を目指して貴社に貢献できるよう業務に取り組んで参りたいと思います。」

  在職中のため、勤務中は電話に出られない場合もあります。その場合は留守番電話に伝言いただけ れば、折り返しご連絡差し上げます。なお、採用いただけたならば○日以降いつでも出社可能です。」

◆◆◆ 写真について ◆◆◆

写真を貼付する際の留意点

◆ 履歴書に写真を貼付する場合は、写真の撮り方や貼り方、写真を撮るときの身だしなみなどに注意しましょう。

写真の撮り方や貼り方

◆ 写真は、写真館などのほか、スピード自動撮影機で撮影したものでもかまいません。鮮明に写っているものであれば大丈夫です。

◆ 本人のみの正面上半身を無背景、無帽で撮影します。スナップ写真は不可です。表情は自然な表情になるようにしましょう。

◆ 概ね3か月以内に撮影したものを用います。

◆ 色はカラーでも白黒でも差し支えありませんが、カラーが一般的です。

◆ 周囲を切り取って大きさを調整する場合は定規とカッターを用いてきれいに切りましょう。

◆ 履歴書に貼ったあとで、万が一はがれても採用担当者が誰の写真か区別が付くように、写真の裏面に氏名を記載しておきます。

◆  履歴書の所定欄に、はがれないように、のりでしっかり貼り付けます。セロハンテープによる貼り付けは不可です(市販の履歴書に添付されている両面テープは可)。

写真を撮るときの身だしなみ

◆  身だしなみは、基本的にはスーツです。アルバイトなど私服でもかまわない場合もありますが、その場合はあまりカジュアルでラフにならないようにし、面接に行く時と大きな違いがでないようにします。眼鏡を使用している場合、面接にも眼鏡をかけていく予定であれば眼鏡をかけて撮影します。

◆ 服装は男女ともに、襟のついた服が一般的です。

◆ 男性の場合、白か淡色のシャツ、ダーク系のスーツ、派手でないネクタイとすることが好ましいとされます。髪の毛はボサボサにならないよう整えます。

◆ 女性の場合、透ける生地、レース・フリルを多用した服、目立つアクセサリーは好ましくありません。髪の毛で顔が隠れすぎると暗い印象になるので注意します。

◆◆◆ コピーをとっておく ◆◆◆

 面接においては、提出した履歴書(職務経歴書を提出する場合は職務経歴書も含みます。)の記載内容に基づいて質問をされることが多いので、その記載内容を忘れてしまったり、記載内容と矛盾するような応答をしないよう、完成した履歴書(及び職務経歴書)をコピーしておき、面接前に確認しましょう。またそのコピーは、他の応募先企業へ提出する履歴書(及び職務経歴書)を作成する際にも参考になります。

職務経歴書の書き方

 求人募集企業は、応募者が自社の求める職務経験や能力を持っているかどうかを判断するために、「履歴書」のほかに「職務経歴書」についても提出を求めることが多くなってきています。

(1)職務経歴書を作成するときの注意点
実務能力をアピール

◆ 職務経歴書の目的は、採用担当者に対して自分の実務能力をアピールすることにあります。

◆ 職務経歴書においては、職務経歴や資格などがなく、実務能力に自信がないという場合でも、①応募職種と関連するアルバイト経験、②訓練・研修の経験、③現在勉強中の分野、④自分の性格・行動特性(例:積極性・粘り強さ・協調性・責任感)、⑤仕事への姿勢・意欲、⑥将来目標・将来の可能性などの面から自分をアピールすることができます。

応募先企業に応じて記載

◆ 職務経歴書の内容は、応募先企業の知りたいことや求めていることに応じて記載することが必要です。

記載の見やすさも重要

◆ 職務経歴書は様式が自由であるだけに、レイアウトや文字の大きさなど記載の見やすさもアピール要素になります。

面接でのやりとりを想定

◆ 面接においては、職務経歴書の内容に基づいて質問をされることが多いので、質問の内容と回答の仕方を想定しながら記載しましょう。

◆ 完成した職務経歴書はコピーをとっておいて面接前に確認します。

(2)職務経歴書の作成の基本
記載方法

◆ 職務経歴書は、A4縦サイズの白無地の紙1~2枚程度に、パソコンで横書きにより作成することが一般的ですが、黒のボールペン・万年筆等による手書き(鉛筆、シャープペンシルは不可)でも差し支えありません。

◆ 手書きの場合は、罫線入りの紙を用いると記載しやすくなります。手書き用の罫線入りの職務経歴書用紙も市販されています。

記載項目

◆ 記載項目は自由です。ただし、冒頭部分の「標題」、「氏名」、「日付」及び「職務経歴」は必須であり、そのほか、自分をアピールできる項目(「取得資格」、「パソコンスキル」、「活かせる能力」、「自己PR」、「志望動機」など)を自分なりに選んで追加することが一般的です。

送付状の書き方

◆ 履歴書及び職務経歴書はビジネス書類であり、応募先企業へ送付する際には、一番上に「送付状(添え状、カバーレター)」を付けます。

◆ 「送付状」は、A4縦サイズの白無地の紙1枚に、パソコンで横書きにより作成することが一般的ですが、黒の ボールペン・万年筆等による手書きでも差し支えありません。なお手書きの場合は、縦書きで通常の手紙文形 式とする方法もあります。

日付

◆ 記載日ではなく、履歴書、職務経歴書と同じ提出日(郵送の場合は投函日、持参の場合は持参日)を記載します。

宛先

◆ 「宛先」は、正式名称により「応募先企業名」、「採用担当者の所属部署と肩書き」、「採用担当者名」の3段で記載することが基本となります。

◆ 「採用担当者名」がわからない場合は、「採用担当者の所属部署」の右に「御中」と記載したり、「応募先企業名」や「採用担当者の所属部署」の下の段に「採用ご担当者様」と記載しても差し支えありません。

メールアドレス・氏名・印

◆ 電話番号の下にメールアドレスを記載したり、氏名だけを自筆としたり、氏名の右横に押印したりする方法もありますが、そのようにしてもしなくても構いません。

本文

◆ 「頭語・前文(①)」ではじめ、「結語(⑥)」で終えますが、その間に、「応募の経緯(②)」、「提出する応募書類の種類(④)」、「面接・採用検討のお願い(⑤)」の要素を盛り込みます。「提出する応募書類の種類」については箇条書きにする方法もあります。

◆ なお、応募先企業に対するアピールを強めるため、「志望理由・自己PR(③)」について記載する方法がありますが、その内容自体は履歴書や職務経歴書に記載することが基本であり、「送付状」では省略しても差し支えありません。

提出の仕方

郵送する場合

◆ 応募書類がそろったら、上から「送付状」➡「ハローワーク紹介状」➡「履歴書」➡「職務経歴書」の順番に並べて封筒に入れます。

大きめの白又は薄茶色の封筒(角2型)に、応募書類を折らずに入れます。その際、応募書類をゼムクリップでとめておくなど、書類が崩れないようにしておくとよいでしょう。なお、透明のクリアファイルを利用する方法もあります。

◆ 封筒の表面左側には「応募書類在中」と朱書きします。

◆ 封筒はのり付けで封をし、「〆」印(「×」(バツ)でないことに注意)を付けます。セロハンテープ止めやホチキス止めは厳禁です。

◆ 郵便料金に不足があれば、応募先企業の印象を決定的に悪くしてしまいますので、郵便料金が適正かどうか確認をします(郵便料金が不明だったり心配であれば、郵便局の窓口から投函します。)。

 
持参する場合

◆ 封筒は、採用担当者以外の人が代理受領する場合もあるので、郵送の場合に準じて表と裏に必要な記載をします(応募先企業の所を除く。)。切手、封は不要です。

◆ 訪問前に、電話で訪問時間・採用担当者を確認しておきます。

◆ 面接は、応募書類を届けた後に日を改めて行われる場合もありますが、すぐに面接となる場合もありますので、服装などの身だしなみを整えて、面接に対応できるように準備をした上で訪問しましょう。

年号卒業年早見表